Nota fiscal

Conectar a emissão

1. Em Configurações, aba Empresa, confira CNPJ, razão social e endereço. O CEP traz o código do município.
2. Na aba Fiscal, preencha regime tributário, inscrições e o código de serviço municipal, e clique em Salvar configuração fiscal.
3. O card de conexão mostra o que falta. Os itens em vermelho (CNPJ e razão social, município e regime) travam a conexão. Inscrição municipal e código de serviço aparecem em amarelo e podem ficar para depois, mas sem eles a NFS-e é recusada.
4. Clique em Conectar emissão. Na primeira conexão do CNPJ, ela nasce em Homologação: as notas de teste não têm valor fiscal. Algumas prefeituras não têm ambiente de teste, e lá a nota de teste pode ser recusada mesmo com tudo certo.
5. Envie o certificado A1 com a senha em Enviar certificado. O certificado é a prova de que o CNPJ é seu, e o MONAD não guarda o arquivo nem a senha.
6. Com o certificado enviado e os testes certos, clique em Passar para produção e confirme. A partir daí, as notas são oficiais.

Mudou inscrição, endereço ou regime depois de conectar? Salve a aba Fiscal e clique em Atualizar dados no emissor, no card.

Se o card mostrar Precisa do suporte, fale com o suporte e informe o código que aparece ali. Isso acontece, por exemplo, quando o CNPJ já está ligado a outra conta. Em conexão feita pelo suporte, certificado, ambiente e dados do emissor ficam com o suporte.

Renovar o certificado

O certificado A1 vale 1 ano. Trocar certificado envia um arquivo novo. Com 30 dias ou menos para vencer, o card avisa, e em produção o formulário de troca abre sozinho. Depois do vencimento, toda nota é recusada.

Nota de serviço pela OS

1. O card da nota fiscal aparece quando a OS é aprovada e fica até ela ser finalizada, inclusive enquanto espera peça ou equipamento. Antes da aprovação, na OS sem reparo e na OS cancelada, a nota não sai: o card só aparece se a OS já tiver nota, para baixar ou cancelar. Para cobrar a taxa de uma OS sem reparo, reabra e aprove a OS.
2. Clique em Emitir NFS-e, confira a discriminação dos serviços e confirme.
3. Acompanhe o status: Processando…, depois Emitida ou Erro na emissão. Com a nota emitida, baixe o PDF ou o XML.

Por padrão, a OS sai em NFS-e pelo valor cobrado, com as peças somadas ao serviço. A NFS-e exige nome e CPF ou CNPJ do cliente. Se o cliente precisar de nota de produto e a OS tiver peça com valor, use Emitir NF-e de produto no mesmo card: a OS sai numa NF-e só, com o serviço somado ao valor, e a NFS-e não é emitida. Combine com o seu contador qual usar.

Pela conta a receber ou pelo grupo de contas, a nota da OS segue a mesma regra. A OS que já está numa nota do grupo não emite outra, e o grupo não emite se alguma OS dele já tiver nota própria.

Nota de peça pela venda

No painel da venda, clique em Emitir NF-e. O botão só aparece com a venda aprovada ou entregue. Em rascunho, aprove a venda antes; venda cancelada não emite nota. A NF-e exige o cadastro do cliente com CPF ou CNPJ e endereço completo, e o NCM de 8 dígitos em cada produto. Se faltar dado do cliente, Completar cadastro fiscal abre ali mesmo, e o CEP preenche o endereço. Em Produtos, o botão Dados fiscais lista os produtos vendidos que estão sem NCM.

A NF-e da venda sai só pela venda: no painel da venda ou na conta a receber dela, que emite a mesma nota. O grupo de contas não emite NF-e de venda. Com a NF-e emitida ou em processamento, a venda não emite outra; para trocar a nota, cancele a atual antes.

Cancelar e reconsultar

• Cancelar nota pede uma justificativa de 15 a 500 caracteres. O prazo é de até 24 horas na NF-e; na NFS-e, depende da prefeitura.
• Venda com nota emitida ou em processamento só cancela depois de Cancelar nota. Se o prazo da nota já passou, a venda não cancela mais.
• OS com nota emitida ou em processamento, inclusive a nota da conta ou do grupo de contas, só é cancelada, marcada como sem reparo ou devolvida para antes da aprovação depois de Cancelar nota. Reabrir a OS finalizada continua liberado.
• Com a nota em Processando…, Reconsultar nota busca de novo o status no emissor.
• Emitida sem PDF ou XML, use Atualizar documentos.
• Estornar a conta não cancela a nota: são coisas separadas.
• A nota emitida pela conta ou pelo grupo de contas, em A Receber, aparece também no card da OS, só para consulta. O PDF e o cancelamento dela ficam em A Receber, e o card não oferece emitir outra.

Franquia do plano

Cada plano tem uma franquia mensal de notas: 100 no Solo, 300 no Equipe e 600 no Loja. Notas canceladas também contam; as de teste, em homologação, não contam. O uso aparece em Assinatura.

Passou da franquia? A emissão não para: cada nota a mais custa R$ 1,50 e entra na fatura seguinte ao fechamento do mês. No plano anual, as notas extras viram uma fatura avulsa quando passam de R$ 30. No teste grátis, a franquia é o limite: ao chegar nela, a emissão para até você assinar.

Quem emite

Só o proprietário e o administrador conectam a emissão, emitem e cancelam nota. O financeiro, o vendedor e o técnico veem as notas no card da venda e da OS, com o número e a situação de cada uma, e baixam o PDF e o XML das notas emitidas ali.

Perguntas frequentes

Que certificado eu preciso?

O certificado digital A1 do CNPJ da loja, o arquivo com a senha. O modelo A3, de cartão ou token, não serve.

Dá para testar antes de valer?

Sim. Na primeira conexão, ela nasce em homologação, e as notas de teste não têm valor fiscal. Com o certificado enviado, você passa para produção em Passar para produção.

Meu certificado está vencendo. E agora?

Com 30 dias ou menos para vencer, o card avisa, e em produção o formulário de troca abre sozinho. Envie o A1 novo com a senha: depois do vencimento, toda nota é recusada.

Quando o botão de nota aparece na OS?

Da aprovação até a OS ser finalizada, inclusive enquanto ela espera peça ou equipamento. Antes da aprovação, sem reparo ou cancelada, a OS não emite nota.

Dá para emitir a nota do serviço e a da peça na mesma OS?

Não. Cada OS sai em uma nota só: a NFS-e com as peças somadas, ou a NF-e com o serviço somado.

O que a NFS-e exige do cliente?

Nome e CPF ou CNPJ no cadastro. A NF-e pede também o endereço completo.

Por que meu técnico não consegue emitir?

Só o proprietário e o administrador emitem e cancelam nota. O técnico e o vendedor veem a nota no card da OS e da venda e baixam o PDF e o XML da nota emitida ali.

O card diz que precisa do suporte. E agora?

Fale com o suporte e passe o código que aparece no card. A equipe confere a posse do CNPJ antes de ligar a emissão.

Estornar a conta cancela a nota?

Não. Para anular a nota, use Cancelar nota, dentro do prazo.

Por que a OS não cancela?

A OS tem nota emitida ou em processamento. Use Cancelar nota no card da OS, ou em A Receber se a nota saiu pela conta ou pelo grupo, e depois cancele a OS.