Ciclo da ordem de serviço

Passo a passo

1. Em Ordens de Serviço, clique em Nova OS.
2. Escolha o modo de entrada: Diagnóstico, Serviço direto, Orçamento remoto, Avaliação para compra, Venda rápida ou Interna.
3. Preencha cliente, tipo, equipamento e motivo. Escolha o técnico na abertura; Retirada e Visita técnica pedem endereço confirmado e criam o compromisso na Agenda.
4. Deixe Notificar cliente marcado para o comprovante de entrada ir pelo WhatsApp e clique em Criar OS. Dá para imprimir o comprovante na hora. Se ele não sair pelo WhatsApp, a OS nasce mesmo assim: reenvie em Reenviar entrada por WhatsApp.
5. No card de ações, siga Iniciar diagnóstico e Concluir diagnóstico. Com o cliente no balcão, Aprovação presencial leva a OS de Aberta direto para produção.
6. Enviar orçamento abre a montagem. O orçamento só vai para o cliente em Enviar por WhatsApp ou Enviei por fora, e aí a OS passa para Aguard. Aprovação. O cliente usa Aprovar orçamento no link, ou você usa Aprovar em nome do cliente. Aprovação não registra pagamento: Pix antecipado é opcional, e o cliente pode pagar na retirada.
7. Faltou peça? Gere a ordem de compra em Gerar OC. Quando a peça chegar, registre em Chegou, no card de peças: Peça chegou leva até ele. Com as peças essenciais recebidas, a OS volta para produção.
8. Terminado o conserto, clique em Serviço concluído. Concluindo dentro da OS, com telefone cadastrado, o sistema pergunta se quer avisar o cliente. Senão, use Avisar pronto.
9. Na retirada, clique em Finalizar entrega. O proprietário ou o administrador escolhe a forma de pagamento, ou Sem forma definida; técnico e vendedor finalizam direto. A conta entra pendente no Financeiro, e o recebimento se dá lá.

Os status

Na OS em Aberta

• Indicar para encaminha à fila de uma pessoa elegível. Pegar para mim registra quem assumiu; indicação não é reserva. O balcão indica, técnicos e gestores podem pegar. Depois de assumida, a troca pede confirmação e motivo.
• O prazo mostra a data de cada atalho: Amanhã é o dia seguinte corrido; 2, 3 e 7 dias úteis contam de hoje no calendário da loja. Outro dia permite data e hora. Sem prazo fica salvo e continua na aprovação; uma data reativa o prazo.
• Entrada reúne scan aplicável, senha, fotos e observação interna. Senha pedida ainda é pendente; foto só conta depois de vinculada. Nenhum item impede começar o diagnóstico.
• Próximas etapas começa recolhido, com itens, valores e peças no resumo. Um clique abre orçamento, peças e pagamento pelos controles existentes.
• O telefone abre a conversa vinculada no Assis. Sem conversa, abrir o Assis e copiar contato são gestos separados; navegar não envia mensagem. Hermes conserva o contexto desta OS.

Quando não tem conserto

• Se o cliente recusa o orçamento, use Registrar recusa. Com o equipamento na loja, a OS vai para Aguard. Retirada. Sem ele, é cancelada.
• Se o reparo não deu certo, Sem Reparo registra a falha, sem avisar o cliente, e volta a OS para o orçamento, para você oferecer outra saída.
• Quando o cliente busca o equipamento, Cancelar OS encerra sem cobrança. Depois de uma recusa, o botão se chama Encerrar OS. Se houve taxa de diagnóstico, o caminho é Finalizar entrega.

As regras que o sistema segura

• Em cada status, o card de ações mostra os passos permitidos, e o sistema recusa os outros. Gerar OC, receber peça e enviar o orçamento mudam o status sozinhos. Só o proprietário e o administrador corrigem o status à mão.
• Para aprovar, a OS precisa ter pelo menos um item. Aprovar e receber são ações separadas; pagamento tardio não reinicia a aprovação nem o prazo.
• Para tipos com scan (ou OS sem tipo), concluir o diagnóstico e a Aprovação presencial pedem o scan da Diag Tool ou um motivo em Seguir sem scan. Aprovar depois do orçamento não pede.
• Registrar a encomenda da peça exige o fornecedor. A OC pode ser gerada antes, com fornecedor a definir.
• Cancelar pede o motivo e fica bloqueado quando já há conta ou estoque lançados: estorne antes.
• Na retirada, confira o saldo e a origem: verde cheio é confirmação automática comprovada; verde claro é registro manual com nome e forma; amarelo Conferir mantém a pendência visível. O desconto Pix vale pelo dinheiro efetivamente recebido por Pix, inclusive na retirada.
• Na OS, Conferir também mostra as evidências de Pix e boleto Inter, Checkout e Mercado Pago. Encerrar conferência exige descrever a evidência usada; não recebe nem devolve dinheiro e não comprova cancelamento bancário. Desfazer registro manual só desfaz o recebimento isolável, mantendo o serviço aprovado.
• No InfiniteTap, use Conferir e compare a transação com o extrato antes de Conferi no extrato da InfinitePay. Encerrar não registra dinheiro; recebimento ausente exige registro manual separado em Contas. Valor diferente, cobrança em dobro e resultado inconclusivo permanecem pendentes para o Financeiro.
• Finalizar não exige a conta paga. A conta fica pendente no Financeiro, o estoque baixa e os agendamentos pendentes da OS são cancelados.

A oficina

A Central da Oficina mostra o trabalho da equipe técnica por responsável, a fila e as peças a receber. Os atalhos Minha fila, Sem responsável e Atenção filtram o que importa. Na fila, arrastar muda a ordem ou o responsável; o status nunca muda por ali. O proprietário e o administrador mexem em qualquer coluna, o técnico só na dele, e vendedor e financeiro só olham.

Avisos ao cliente

• O comprovante de entrada vai pelo WhatsApp na criação, com Notificar cliente marcado. Ele traz o link em que o cliente acompanha a OS, com as etapas atualizadas sozinhas.
• Na conclusão, o sistema pergunta se quer avisar o cliente, ou você usa Avisar pronto.
• Os outros avisos saem pelos botões da OS, como Notificar no card de finalização.
• A OS não manda mensagem sozinha a cada mudança de status.
• Todo aviso precisa do WhatsApp da loja conectado e do telefone do cliente na OS.

Fotos, recibos e agenda

• Fotos, vídeos e PDF por etapa: até 50 MB por arquivo e por envio. Foto provisória vincula ao criar; Outro aparelho deste cliente mantém só cliente e a mesma entrada, sem cobrança ou aviso em lote.
• Recibos de retirada, entrega e visita técnica, com declaração e espaço para assinatura.
• Na Agenda, cada compromisso tem Concluir, Reagendar e Cancelar. Concluir um agendamento não finaliza a OS.

Quem faz o quê

• Proprietário e administrador: tudo, inclusive lançar a conta, cobrar, corrigir o status à mão e reabrir OS finalizada.
• Técnico: cria e movimenta OS e pega trabalho na fila. Vê o custo estimado das peças que pede; o custo do estoque e a margem, só com a chave Custo e margem.
• Vendedor: cria e movimenta OS e vê custo com a chave Custo e margem, que começa ligada. Não pega nem distribui trabalho na fila.
• Financeiro: vê as OS, sem alterar.

A cobrança e o link de aprovação estão em Orçamento por link e Pix, e a nota em Nota fiscal.

Perguntas frequentes

Dá para abrir OS sem o equipamento na loja?

Sim. Use Orçamento remoto ou marque Cliente traz. Retirada e visita técnica já criam o agendamento.

O cliente é avisado sozinho a cada etapa?

Não. O comprovante de entrada sai na criação, com o link para acompanhar a OS, e na conclusão o sistema pergunta se quer avisar. O resto é pelos botões da OS.

Preciso escanear o PC do cliente?

Para tipos com scan ou sem tipo, ao concluir o diagnóstico e na Aprovação presencial, sim, com a Diag Tool, ou você informa o motivo em Seguir sem scan.

Posso finalizar sem ter recebido?

Sim. A conta fica pendente no Financeiro para receber depois.

O técnico pode cobrar o cliente?

Não. Na OS, só o proprietário e o administrador lançam a conta e cobram. O técnico pode finalizar, e a conta fica pendente no Financeiro.

O cliente recusou o orçamento. Como encerro?

Use Registrar recusa. Com o equipamento na loja, a OS espera a retirada, e Encerrar OS fecha sem cobrança quando ele buscar.

Errei o status. Como corrijo?

O proprietário ou o administrador corrige com Alterar status manualmente…, menos para finalizado, cancelado, aguardando retirada e aguardando peças.

Dá para reabrir uma OS finalizada?

Sim, pelo proprietário ou administrador, com motivo. Ela volta para serviço concluído.